ما هي إدارة المشاريع - دليل شامل للخطوات والمبادئ والأهداف والمهام والأدوات
تحتاج إدارة المشاريع المختلفة وخاصة المشاريع الكبيرة إلى العديد من الدراسات المتأنية لنجاحها بأسلوب مميز ، حيث أن علم الإدارة بشكل عام من أبرز العلوم المتعلقة بحياة الإنسان. يهدف إلى تنظيم العمليات الإدارية المختلفة بكافة أنواعها ومستوياتها بما يحقق المصالح الفردية والجماعية للأفراد.
كما يساهم في إيجاد أقوى الحلول اللازمة لجميع المشاكل ، من خلال العمليات المناسبة والمدروسة التي يتم تنفيذها لتتناسب مع طبيعة الحياة المهنية المتعلقة بأنظمة معينة من خلال عمليات البحث وتحليل الأنظمة الإدارية وإدارة المعلومات.
تعريف إدارة المشاريع
"إدارة المشروع هي تطبيق المعرفة والمهارات والأدوات والتقنيات على أنشطة المشروع لتلبية متطلبات المشروع."
يمثل هذا التعريف البسيط حلاً وسطاً نتج عن مناقشات مكثفة داخل معهد إدارة المشاريع (PMI) خلال الثمانينيات.
كانت إحدى أولويات PMI في ذلك الوقت تطوير إدارة المشاريع كمهنة وعلى الرغم من استمرار الجدل حول ما إذا كانت إدارة المشروع هي مهنة لها مدونة سلوك قابلة للتنفيذ ومعايير تقليدية أخرى للاعتراف بها كمهنة ، فإن تطوير مجموعة من المعرفة في إدارة المشاريع (دليل PMBOK) وشهادات إدارة المشروع المستمدة من هذه ساعدت الجهود في تعزيز فهم وتطوير مجال إدارة المشروع.
تضمنت مناقشة ما يجب أن يتضمنه تعريف إدارة المشروع مناقشات لغرض إدارة المشروع. هل الهدف الأساسي هو تلبية توقعات العملاء أم أن الهدف الأساسي هو تلبية المواصفات والمتطلبات المكتوبة؟ ليس من السهل تسوية هذه المناقشة حول تلبية متطلبات المشروع. بافتراض أن عميل المشروع يحدد متطلبات المشروع ، يمكن أن تكون إدارة المشروع تطبيق المعرفة والمهارات والأدوات والتقنيات لتلبية متطلبات العميل أو توقعاته. يوفر تعريف PMI لإدارة المشاريع فهماً جيداً لإدارة المشاريع ، لكنه لا يساعدنا على فهم نجاح المشروع. لذلك ، يجب علينا تضمين العميل.
يناقش إدارة المشروع من حيث إنتاج نتائج المشروع ضمن الأهداف الثلاثة للتكلفة والجدول الزمني والمواصفات. يجب على مديري المشاريع بعد ذلك تطوير وتنفيذ خطة مشروع تلبي معايير التكلفة والجدول الزمني والمواصفات.
وفقًا لهذا الرأي ، فإن إدارة المشروع هي تطبيق كل ما يفعله مدير المشروع لتلبية هذه المعايير.
هذا النهج لتعريف إدارة المشروع يشترك في تركيز PMI على نتائج المشروع من حيث المتطلبات.
ما هي مكونات إدارة المشروعات
يتم تنفيذ أي مشروع من خلال أربع ركائز رئيسية هي:
1- الصناديق
يجب توفير الأموال لتغطية جميع نفقات إنشاء وتشغيل المرحلة الأولى من المشروع ، حيث يتم تحديد ذلك من خلال دراسة الجدوى الاقتصادية للمشروع.
2- الإدارة
يدير المشروع من المرحلة الأولى من تطوير دراسة الجدوى الاقتصادية إلى مراحل الإنتاج والربحية ودفع التكاليف.
3- الأيدي العامة
تسهل قضايا الإنتاج وتنفذ الرؤى الإدارية للمشروع.
4- المستلزمات
تشمل أرض المشروع أو الموقع وكذلك الآلات وأدوات الإنتاج والمواد الخام اللازمة للمشروع.
يمكنك معرفة المزيد على موقعنا الإلكتروني حول إدارة المشاريع ودراسات الجدوى لمشاريع مختلفة فى فاروق جروب ، ويمكننا مساعدتك في تقديم طلب الدراسة الخاص بك لإدارة مشروعك الخاص عن طريق ملء النموذج.
إدارة موارد المشروع وتوقعات العملاء
أضافت ميريديث ومانتل جانبًا رابعًا من إدارة المشروع: توقعات العملاء.
أحد تعريفات تركيز العميل في وصف إدارة المشروع هو أنه "تطبيق المعرفة والمهارات والأدوات والتقنيات لتلبية أو تجاوز توقعات العملاء".
يؤكد هذا التعريف على تقديم منتج أو خدمة لعميل يلبي التوقعات بدلاً من مواصفات المشروع.
"من الممكن تلبية جميع مواصفات المشروع وعدم تلبية توقعات العملاء أو عدم تلبية واحد أو أكثر من المواصفات أثناء تلبية أو تجاوز توقعات العملاء."
يناقش ميريديث ومانتل الاتجاهات التي لاحظها دارنيل راسل دارنيل ، أعظم مشروع في العام.
غالبًا ما تزداد هذه التوقعات على مدار عمر المشروع. يشير Meredith و Mantell إلى أن هذا شكل من أشكال النطاق المتزايد. نطاق المشروع هو مستند مكتوب بعناية يعكس مواصفات الأداء لنواتج المشروع. يعد تحديد نطاق المشروع وإدارة تغيير النطاق عملية مختلفة تمامًا عن تطوير فهم توقعات العملاء وإدارة تلك التوقعات. ركز دارنال على تحديد وإدارة توقعات العميل كمهارة مهمة لإدارة المشروع منفصلة عن التطوير وإدارة النطاق.
تتضمن توقعات العملاء عنصرًا عاطفيًا يتضمن العديد من رغبات العملاء التي لا يمكن تسجيلها بسهولة في مستند المواصفات. على الرغم من ارتباطها الوثيق بمواصفات المشروع ، إلا أن توقعات العملاء مدفوعة باحتياجات مختلفة.
من الممكن أن يتجاوز فريق المشروع جميع مواصفات المشروع وينتهي به الأمر مع عميل غير راضٍ.
والعكس صحيح أيضًا ، يمكن أن يتأخر المشروع ويزيد من الميزانية مع زيادة رضا العملاء.
على الرغم من أنه قد يكون غير متوقع ، فإن استجابة العميل لأحداث المشروع معقدة وتحل محل بيانات مواصفات المشروع.
تعريف المشروع بشكل عام
يحدد معهد إدارة المشاريع (PMI) المشروع من خلال خصائصه الرئيسية.
"جميع المشاريع مؤقتة ويتم تنفيذها لإنشاء منتج أو خدمة أو نتيجة فريدة."
يخلق هذان المفهومان البسيطان بيئة عمل تملي نهجًا إداريًا مختلفًا عن ذلك الذي يستخدمه مدير العمليات ، والذي يتجه عمله نحو التحسين المستمر للعمليات الحالية على مدى فترات زمنية أطول. يحتاج مدير المشروع إلى مجموعة مختلفة من المهارات لتحديد المشاريع المؤقتة وتنفيذها بنجاح.
لأن المشاريع مؤقتة ، لها بداية ونهاية محددتان يجب على مديري المشروع إدارة أنشطة البداية وأنشطة نهاية المشروع. تتطلب عمليات تطوير الفرق وتنظيم العمل وتحديد الأولويات مجموعة مختلفة من المعرفة والمهارات لأن أعضاء فريق إدارة المشروع يفهمون أنها مؤقتة. نادرًا ما يرفعون تقاريرهم مباشرة إلى مدير المشروع ، وقد لا يؤثر نجاح أو فشل المشروع على سمعتهم أو وظيفتهم بنفس طريقة نجاح أو فشل أي من مسؤولياتهم الوظيفية الأخرى.
السمة الثانية للأعمال ، تسليم منتج أو خدمة أو نتيجة فريدة ، تغير أيضًا نهج الإدارة في العمل.
يجب أن يأخذ مدير المشروع الوقت الكافي لفهم نواتج المشروع ، ووضع خطة لإنتاج المخرجات في الوقت المتاح ، ثم تنفيذ تلك الخطة.
الأولويات التنظيمية في إدارة المشاريع
يتأثر المشروع بنوع المنظمة التي يدار فيها المشروع وكيف يتم تنظيمه لإدارة المشاريع.
تلعب المنظمات دورًا اجتماعيًا من خلال أداء الوظائف الاقتصادية والدينية والإدارية.
المصانع ودور العبادة والمستشفيات المحلية هي جميع المنظمات التي تخدم بعض الاحتياجات الاجتماعية أو المجتمعية.
تخلق المصانع الثروة والوظائف ، وتخدم دور العبادة الاحتياجات الاجتماعية والروحية والمشتركة للمجتمعات ، وتوفر المنظمات الحكومية اللوائح والخدمات التي تمكن المجتمع المنظم. لدى هذه المنظمات وجهات نظر مختلفة حول الوقت ، وتقوم كل منظمة بتطوير نهج تشغيلي لتحقيق هدف المنظمة خلال هذا الأفق الزمني. على سبيل المثال ، قد تبدأ مجموعة دينية في بناء مكان للعبادة سيستغرق عدة سنوات ، وتتم مراجعة أداء الحكومة في وقت الانتخابات ، ويجب على شركة عامة تبرير استخدامها للأموال كل عام في التقرير السنوي.
التحسين التدريجي للمنظمة
تنتج المنظمات المنتج أو الخدمة بفعالية وكفاءة لتحقيق غرض وأهداف المنظمة على النحو المحدد من قبل أصحاب المصلحة الرئيسيين - أولئك الذين لديهم مصلحة أو مصلحة. تسعى المنظمة جاهدة لتطوير عمليات عمل مستقرة ويمكن التنبؤ بها ومن ثم تحسين إجراءات العمل هذه بمرور الوقت من خلال زيادة الجودة وتقليل التكاليف وأوقات التسليم الأقصر. ركزت إدارة الجودة الشاملة والتصنيع الخالي من الهدر والعديد من فلسفات ومنهجيات الإدارة الأخرى على توفير الأدوات والعمليات لزيادة فعالية وكفاءة المنظمة.
من الناحية التاريخية ، ركزت هذه المنهجيات على خلق تحسين تدريجي ومستمر في العمليات التجارية.
في الآونة الأخيرة ، تركز المنظمات بشكل متزايد على التغييرات الإضافية التي تستفيد من التقنيات الجديدة لإحداث تحسن كبير في فعالية أو كفاءة المنظمة.
غالبًا ما يتم تحديد هذه المبادرات لزيادة الفعالية أو الكفاءة التنظيمية كمشاريع.
ستبدأ المنظمات الاقتصادية مشروعًا لإنتاج منتج جديد ، أو إدخال أو إعادة تنظيم العمليات التجارية لتقليل تكاليف المنتج بشكل كبير ، أو الاندماج مع المنظمات الأخرى لتقليل المنافسة أو تقليل التكاليف وتحقيق ربح إضافي.
يمكن لمنظمة اجتماعية ، مثل المستشفى ، بناء جناح جديد ، أو تقديم خدمة جديدة ، أو تصميم عمليات تجارية جديدة لخفض التكاليف.
وقد تقدم منظمة حكومية برنامجًا جديدًا يدير السجلات العامة بشكل أكثر كفاءة ، أو يبني طريقًا جديدًا لتقليل الازدحام المروري ، أو يجمع الإدارات لخفض التكاليف.
كل مبادرة تتوافق مع تعريفنا للمشروع.
كل منها عبارة عن عمل مؤقت ويوفر منتجًا أو خدمة فريدة.
تتطلب إدارة هذه المشاريع بفعالية تطبيق المعرفة والمهارات والأدوات الخاصة بإدارة المشاريع.
دورة حياة المشروع
أي مشروع مهما كانت طبيعته وحجم أنشطته يمر بدورة حياة ، حيث يتم تمثيله في:
1. مشروع التفكير
هذه المرحلة هي المرحلة التي تخلق فيها فكرة المشروع نفسه ، وتبحث خلالها عن أولوية هذه الفكرة.
2. تخطيط المشروع
تنتقل هذه المرحلة بالمشروع من فكرة محددة إلى خطة تبرز أهدافها وكافة أنشطتها وخدماتها ، بالإضافة إلى الفئات المستهدفة وطرق استخدامها.
3. مراقبة الموارد
أما بالنسبة لهذه المرحلة ، فقد تم تحديد الموارد البشرية والمالية التي يحتاجها المشروع لتنفيذه ، بالإضافة إلى تعيين الأفراد وفرق العمل وإسناد المسؤوليات إليهم.
4. تنفيذ المشروع
ينفذ المشروع ويعمل على إداراته بشكل جيد ، بالإضافة إلى التأكد من أنه يسير وفق ما تم التخطيط له بالاتجاه الصحيح.
كيفية اختيار فكرة مشروع ومشاركتها
قد يكون تحديد الاحتياجات لتحقيق أكثر من فكرة أمرًا محيرًا ، فقد لا تتمكن من تحديد الفكرة الصحيحة التي تريد تنفيذها ، ولمعالجة هذا الموقف ، فأنت بحاجة إلى ترتيب أفكارك وفقًا لأولويتها وأهميتها ، و يمكن استخدام العوامل التالية لتحديد الفكرة الصحيحة لمشروعك:
1- حدد إلى أي مدى تحقق هذه الفكرة مهمة وأهداف مشروعك.
2- تحديد مدى فوائد تطبيق هذه الفكرة.
3- تحديد مدى قبول الجمهور المستهدف لهذه الفكرة.
4- تحديد الخبرة اللازمة لتنفيذ المشروع.
5- تحديد مدى توافر القدرة على تنفيذ هذه الفكرة.
6- تحديد التكلفة المطلوبة لتنفيذ الفكرة.
بعد اختيار فكرة المشروع ، يجب عليك شرح الفكرة من خلال إعدادها في ورقة مرجعية للفكرة ومناقشتها مع الأشخاص الذين ينفذون مشروعك.
كيف تخطط لمشروعك؟
تأتي هذه المرحلة لترجمة فكرة مشروعك إلى مجموعة من الأنشطة والأهداف المراد تنفيذها ، لأن مهارات التخطيط المعتادة يتم تنفيذها في هذه المرحلة.
من المهم جدًا أن تربط خطة مشروعك بخطته الإستراتيجية ، لأن المشروع جزء من الخطة الإستراتيجية ، مع العلم أنه يمكنك إعداد خطة مشروعك بناءً على العناصر التالية:
1- تحديد اسم المشروع
أنشئ اسمًا لمشروعك بناءً على الأهداف التي تريد تحقيقها وصمم شعارًا له.
2- تحديد استراتيجية ادارة المشروعات
تحديد استراتيجية تنفيذ المشروع بنجاح.
3- تحديد أهداف المشروع
في هذه المرحلة ، تقوم بتوضيح أهداف مشروعك المراد تحقيقها ، ويجب أن تؤدي إلى استراتيجية مشروعك.
إعداد وصياغة الأهداف لمختلف المشاريع
1- يجب أن تكون دقيقة.
2- قابل للقياس.
3- ممكن.
4- أهداف واقعية.
إدارة موارد المشروع
في هذه المرحلة عليك أن تقوم بإعداد وإعداد الكادر البشري الذي سيتولى الأعمال المختلفة للمشروع ، بالإضافة إلى تخصيص وإعداد الموارد المالية والعينية اللازمة لمشروعك على النحو التالي:
أولاً: الموارد البشرية
حدد الوظائف الرئيسية لمشروعك ، ممثلة بمدير المشروع ، والمساعد والباحث ، بالإضافة إلى المحاسب ، والسكرتير ، إلخ. يجب أن تبذل قصارى جهدك لتعيين الأشخاص المناسبين لهذه الوظائف بدقة.
كما تحدد المهارات المطلوبة في كل وظيفة ، حيث يساعد ذلك في الوصول إلى الموظفين المناسبين وتعيينهم. من الأفضل أيضًا تحديد مستوى مهارة موظفي المشروع وتزويدهم بمهارات وخبرات متعمقة لرفع مستوى مهاراتهم. للمشروع.
قم بتطوير نظام عمل لمشروعك بعد تحديد المهارات اللازمة للموظفين وتوظيفهم وتدريبهم.
وتحتاج إلى تحقيق نظام فعال وهذا يعتمد على الجدول الزمني للمشروع من خلال عمل قائمة تتضمن المهام التي يجب أن يؤديها كل موظف في حياة المشروع والتي تسمى "الوصف الوظيفي" بعد توزيع المهام عليهم حسب الوصف الوظيفي.
حرصاً على إنتاجية الموظفين وكفاءتهم ، يجب تحديد الوقت والجهد اللازمين لتنفيذ المهام والمهام المختلفة الموكلة إليهم ، وبالتالي يمكنك وضع جدول زمني محدد للمهام الموكلة إلى الموظفين ، مع تحديدها لهم. المهام التي سيتم تنفيذها بالوقت والجهد.
ثانياً: ادارة الموارد المالية والتقنيات والمعدات
في هذه المرحلة وبعد وضعها فى الجدول الزمني للمشروع ، يتم تعقب أموال ومعدات مشروعك وإعدادها ، وتقدير الأموال التي سيتم إنفاقها على المشروع في مختلف مراحله وإجراءاته وأنشطته.
يتم تحديد المعدات والأجهزة اللازمة للموظفين لأداء عملهم في المشروع ، ومن هذا يتم وضع ميزانية تقديرية لمشروعك لمساعدتك في توفر هذه الأموال والتقنيات اللازمة لتنفيذ المشروع.
طلب ادارة المشروعات
في هذه المرحلة يتم تنفيذ مشروعك والإعلان عنه ، حيث يباشر فريق العمل في تنفيذ الإجراءات والإجراءات المتفق عليها خلال خطة المشروع وخطة العمل الإستراتيجية ، لأن أهمية الإدارة في هذه المرحلة تتيح طرق التحكم في سير عمل المشروع على النحو المنشود. وقم بإجراء التغييرات والتحسينات اللازمة على إجراءات ومهام مشروعك في حال حدوث تغييرات في بيئة العمل.
يمكنك تتبع تقدم مشروعك باستخدام الطرق التالية:
أولاً: تتبع خطة مشروعك
التأكد من أن المشروع يسير في الاتجاه الصحيح لتحقيق الأهداف المرجوة ، بالإضافة إلى مراقبة الخدمات والأنشطة التي تم تنظيمها وتسليمها في الوقت المناسب للفئات المستهدفة.
حدد الأنشطة المتبقية التي يتعين إكمالها ، بالإضافة إلى ضمان اتساق وتوافر الخطوات والإجراءات اللازمة لتنفيذ مشروعك ، ولا سيما الإجراءات المرتبطة ببعضها البعض. في جميع جوانبه الموضوعية.
ثانياً: مراقبة الموارد المالية
يجب التأكد من أن رصيد المشروع المنفذ لا يعاني من أي نقص أو نقص في الأموال ، وأن الأموال تنفق فقط على التوريدات المخصصة له ، بالإضافة إلى ضمان التعامل مع المصاريف غير المتوقعة بشكل مستمر ، أي: بحاجة لرصد دقيق أثناء تنفيذ المشروع.
ثالثاً: متابعة الموظفين
عندما تهدف إلى تحقيق الإنجازات والأنشطة اللازمة لموظفي المشروع وتعديلها في الاتجاه الصحيح ، يتم ذلك من خلال متابعتك إلى حد التزامهم بتنفيذ خطة المشروع وخطة العمل الخاصة بك.
بالإضافة إلى إعداد تقارير العمل المطلوبة وعقد الاجتماعات اللازمة بشكل مستمر لمناقشة المشروع مع تبادل المعلومات والخبرات حول هذا الموضوع ، بالإضافة إلى متابعة مدى استعداداتهم لتنفيذ أنشطة المشروع المتبقية.
ومتابعتك لمدى التزامهم بإنجاز مهامهم وأداء أدوارهم بشكل جيد ومدى تعاونهم كفريق واحد لتسهيل إجراءات المشروع واتخاذ القرار الصحيح بشأنه.
رابعاً: تنفيذ استراتيجية إدارة المخاطر
قد لا تكون قادرًا على توقع حدوث كل شيء أثناء مرحلة التخطيط والإعداد لمشروعك ، لأن هذا موقف شامل.
إدارة المشاريع وإدارة العمليات
لا يوجد نهج تنظيمي واحد للمشاريع. التنظيم يتم تنظيم كل مشروع بحيث يتم تنفيذ العمل بفعالية وكفاءة.
هناك عدة عوامل تؤثر على النهج التنظيمي لتنفيذ المشروع.
ملف تعريف تعقيد المشروع ، وثقافة المؤسسة الأم ، وتفضيلات مدير المشروع ، ومعرفة الفريق ومهاراته ، والمنظمة الأم التي لديها PMO هي أمثلة على العوامل التي تؤثر على تنظيم المشروع.المشروع.
عند تطوير الهيكل التنظيمي للمشروع ، يأخذ مدير المشروع بعين الاعتبار مدى سيطرة كل مدير.
يمثل نطاق التحكم عدد الأشخاص الذين يقدمون تقارير إلى المدير.
على سبيل المثال ، لا يريد مدير المشروع من جميع المهندسين في المشروع أن يقدموا تقاريرهم إلى المدير الهندسي ولديه تقرير كبير المهندسين إلى المدير الهندسي ، بينما يقوم المهندسون الآخرون بتقديم التقارير إلى كبير المهندسين.
يمكن للمدير الهندسي تنظيم هيكل التقارير الهندسية بحيث يمكن لمديري الانضباط الهندسي المختلفين تقديم تقارير إليه.
على سبيل المثال ، سيقدم قادة فرق الهندسة الإنشائية والكهربائية والميكانيكية تقاريرهم إلى مدير الهندسة. في مشروع أكبر وأكثر تعقيدًا ، قد يقوم المدير الهندسي بإنشاء قادة فرق المنطقة وسيقوم المهندسون الإنشائيون والكهربائيون والميكانيكيون بتقديم تقارير إلى قائد فريق المنطقة. إذا كان المشروع مشتتًا جغرافيًا ، مع وجود فرق من المكاتب الهندسية في مدن مختلفة تعمل في المشروع ، فإن هيكلة الوظيفة الهندسية حسب المنطقة تسمح بالتنسيق والتحكم بشكل أفضل. (انظر الشكل التالي: "تقليل الرقابة عن طريق زيادة مستويات التقارير.")
المسائل الإدارية في إدارة المشروع
توفر وظيفة إدارة المشروع المساعدة الخاصة بالمشروع مثل:
خدمات المحاسبة
خدمات قانونية
إدارة الممتلكات
ادارة الموارد البشرية
توجد وظائف دعم أخرى في معظم المنظمات
في معظم المؤسسات ، تدعم المؤسسة الأم هذه الوظائف.
على سبيل المثال ، سيحصل الأشخاص المعينون لمشروع ما على دعم الموارد البشرية (HR) من قسم الموارد البشرية بالمنظمة الأم.
سيتم الاهتمام بالراتب والفوائد وسياسات الموارد البشرية للموظفين المعينين للمشروع من قبل قسم الموارد البشرية.
ستوفر المنظمة الأم وظائف محاسبية مثل تحديد تكلفة الأموال والضرائب وتقارير المشروع في نهاية العام والتخلص من الأصول في نهاية المشروع.
في المشاريع الأصغر والأقل تعقيدًا ، سيكون لدى مدير المشروع معرفة كافية بهذه القضايا للاتصال بالمديرين الوظيفيين في المؤسسة الأم. في المشاريع الأكثر تعقيدًا ، قد يكون للمشروع مدير إداري مسؤول عن تنسيق الوظائف الإدارية للمشاريع. في المشاريع الأكبر والأكثر تعقيدًا ، يمكن إنشاء وظيفة إدارية كجزء من فريق المشروع ، مع تعيين العديد من الوظائف لمورد للمشروع. في جميع الحالات ، ترتبط الوظيفة الإدارية للمشروع ارتباطًا وثيقًا بالمسؤوليات القانونية والتنظيمية للمنظمة الأم ، والتنسيق الوثيق مهم.
